Responsable del contacto (asesores)
Cuando tu agente de WhatsApp atiende el primer contacto y después una persona de tu equipo sigue el caso, puedes asignar a cada contacto una responsable (asesor o asesora). Así cada persona sabe qué contactos le tocan, nadie trabaja dos veces el mismo contacto y ningún contacto queda sin responsable.
No hace falta configurar nada en el agente: es una función del panel.
Cómo se arma
- Invita a cada asesora desde el menú de tu usuario → Equipos y Usuarios, con el perfil de acceso Operador (ver Usuarios y equipo). Cada persona entra con su propio usuario; los créditos y los agentes son de la cuenta principal.
- Si eres partner, armas el equipo de tu cliente en Portal de Partner → Equipos: crea a cada asesora como usuario, agrega el equipo con tu cliente como responsable de facturación y suma a las asesoras con perfil Operador (ver Equipos).
- El perfil Operador ve Inicio, Contactos, la Bandeja Inbox, Tickets, Agenda y Llamadas, pero no la configuración de los agentes ni la facturación.
Los miembros del equipo ven los agentes de la cuenta principal, sus contactos y sus conversaciones.
Las asesoras también pueden atender sus contactos desde el teléfono, con avisos cuando les escriben: ver Usar la Bandeja en el teléfono móvil.
Asignar un contacto
Puedes asignarlo desde dos lugares:
- Ficha del contacto → tarjeta Responsable: elige a la persona y haz clic en Asignar.
- Bandeja Inbox → panel del contacto (a la derecha) → bloque Responsable: elige a la persona y haz clic en Asignar. Verás la confirmación «✓ Guardado».
Para quitar la responsable, elige — Sin responsable — y guarda.
Cada cambio queda registrado en la Actividad de la ficha (👤 «Responsable: Laura (antes: Sofía)»), junto con el historial de la conversación y las notas que dejó el agente.
Quién puede asignar
| Perfil | Qué puede hacer |
|---|---|
| Acceso completo / Dueño del negocio (quien coordina) | Asignar, cambiar o quitar la responsable de cualquier contacto. Puede dejar una causa (opcional). |
| Operador (asesora) | Tomar un contacto sin responsable con Asignármelo. Con un contacto propio, pasarlo a un compañero o soltarlo: elige en Pasar a… y escribe la causa (obligatoria). No puede quitarle un contacto a otra persona. |
| Partner | Lo mismo que quien coordina, para los contactos de sus clientes. |
Cada traspaso queda en la actividad: «Pasó el contacto a Sofía. Causa: se va de vacaciones».
Que asigne el agente (WhatsApp o voz)
El agente puede asignar el contacto a un asesor por su cuenta. Funciona igual en los agentes de WhatsApp y en los de voz. Actívalo en la ficha del agente → Funciones del agente → Atención al cliente → 🙋 Asignar asesor y elige:
- Rotativo: un asesor por vez, en orden (reparte parejo). Aleatorio: al azar.
- Cuándo: solo cuando el agente ve que hace falta una persona (o el contacto lo pide), o automáticamente: en WhatsApp, a cada contacto nuevo apenas escribe; en voz, a cada contacto que llama, al terminar la llamada.
Asigna entre las personas del equipo con perfil Operador. Si el contacto ya tiene responsable, no lo cambia. En voz usa el número de quien llama (en las llamadas de prueba desde el navegador no hay número, así que no asigna). El agente le avisa al contacto quién lo va a atender, y en la actividad queda «Asignado a Laura por el agente (rotativo). Motivo: …». En el chat de prueba de la ficha solo te dice a quién asignaría, sin guardar.
Para desactivarla, quita la función. Para cambiar el modo, quítala y vuelve a agregarla.
Ver mis contactos
- En Contactos, la columna Responsable muestra quién lleva cada contacto. El filtro Responsable permite ver Mis contactos, Sin responsable o los de una persona.
- En la Bandeja Inbox, el filtro Responsable hace lo mismo y cada conversación muestra a su responsable (👤).
- Las asesoras con perfil Operador abren Contactos y la Bandeja directamente en Mis contactos. Pueden cambiar el filtro a «todos» para ver el resto.
Atender desde la Bandeja
- La asesora abre la conversación, revisa el historial y las notas del agente, y hace clic en Tomar conversación para responder ella (dentro de la ventana de 24 horas; si venció, con una plantilla).
- Si toma una conversación sin responsable, el contacto queda asignado a ella automáticamente.
- Si el contacto ya tiene otra responsable, una asesora con perfil Operador no puede tomar la conversación ni escribirle: el panel le avisa quién lo atiende. Quien coordina sí puede intervenir o reasignarlo.
💡 Revisa cada día el filtro Sin responsable para que ningún contacto quede sin atender.